Leitfaden mit häufig gestellten Fragen

PR Report Awards 2011: Leitfaden für Ihre Bewerbung

Dieser Leitfaden für Einreichungen zu den PR Report Awards entstand auf vielfachen Wunsch von Einreichern und auf Vorschlag von Mitgliedern der Jury. Die hier gegebenen Anregungen basieren auf den Erfahrungen mit insgesamt weit mehr als 2.500 Einreichungen in vielen verschiedenen Kategorien aus den Jahren 2003 bis 2010. Für die Gold Awards „Student/in des Jahres“ und „PR-Agentur des Jahres“ gibt es gesonderte Hinweise.

Bitte beachten Sie: Zwar gibt es sinnvolle Ansprüche an inhaltliche und formale Qualität von Wettbewerbseinreichungen – aber einen generellen Königsweg für Ihre Bewerbung gibt es nicht. Die Einreichung ist nicht mehr (und nicht weniger) als die Form, in die das übersetzt ist, was mit einem Award ausgezeichnet werden soll: Ihre kreative und strategische Kommunikationsarbeit.

Umfang

Fassen Sie sich kurz. Die Beschränkung auf zwei Seiten zwingt Sie zur Konzentration auf die Essenz Ihres Projektes. Und darum geht es der Jury. Eine übersichtliche Form hilft nicht nur Ihnen, sondern auch dem Leser (Juror). Prüfen Sie jeden Satz und jede Formulierung auf ihre Funktion für die Argumentation, die Sie führen wollen. Einreichungen in Sechspunktschrift verärgern eher, als dass sie als Gewinn empfunden werden – vor allem, wenn sie inhaltliche Redundanzen aufweisen.

Wie viel Anschauungsmaterial ist sinnvoll? Das Material sollte zielgerichtet zusammengestellt werden, weniger ist mehr und Punktgenauigkeit sehr wichtig. Bedenken Sie, dass die Jury sehr viele Arbeiten zu beurteilen hat.

Darstellung

Nennen Sie das Erreichte explizit in der zweiseitigen Bewerbung, anstatt nur auf eventuell mit eingereichtes unterstützendes Material (z. B. ausführliche Presse­spiegel, Meinungsumfrage) zu verweisen – denn die Juroren bekommen zusätzliche Materialien aus logistischen Gründen erst bei der Jurysitzung zu Gesicht. Wichtig ist, dass Sie bei der Darstellung der Ergebnisse auf die Ziele Bezug nehmen – sonst nützt die schönste Zieldefinition nichts. Denken Sie auch hier, sofern sinnvoll, an die Unterscheidung von Kommunikations- und Geschäftszielen sowie vor allem an die Kriterien, die der Kategorie zugrunde liegen.

• Zieldefinition
  Verwechseln Sie nicht Ziele mit Maßnahmen. Beispiel: Ein Event ist in den meisten Fällen nicht das Ziel einer Kampagne, sondern die Maßnahme, die zum Ziel führt. Unterscheiden Sie bei der Zieldefinition, sofern sinnvoll, nach Kommunikationszielen (z.B. „Bekanntheitssteigerung“, „Imageverbesserung“) und Geschäftszielen (z.B. „Absatz“, „Marktanteile“).
  
  
• Ausgangssituation
  Beschreiben Sie die Situation vor der Kampagne, analysieren Sie, wenn möglich, die Problemstellung. Bei vielen Kampagnen empfiehlt sich eine Zweiteinreichung in der neu geschaffenen Kategorie „Research, Analyse und Evaluation“ – weil Sie dort, unabhängig von Maßnahmen und Ergebnissen, zeigen können, wie wichtig eine gute Ausgangsanalyse für erfolgreiche PR-Arbeit ist.
  
  
• Budget
  Nennen Sie das Budget. Bewerbungen, in denen das Budget nicht oder unklar genannt ist, können unter dem Kriterium Kosteneffizienz nicht bewertet werden und haben folglich praktisch keine Chance auf eine Shortlist-Nominierung. Nennen Sie ein realistisches Budget. Spezifizieren Sie im Zweifel (zum Beispiel: „ohne Fremdhonorar für Event“). Die Jury bündelt vielfältige Markt-Erfahrungen – sie weiß, was, je nach Projekt, ein realistisches Budget ist und was nicht.

Wird bei sensiblen Informationen Vertraulichkeit gewährleistet?
Absolut. Alle Juroren verpflichten sich vorab schriftlich dazu. Einreicher können entsprechende Informationen bei Bedarf kennzeichnen. Sprechen Sie im Zweifel gern den Juryvorsitzenden Uwe Förster persönlich an.

Illustrationsmaterial
Kleine Abbildungen, die Sie – dosiert – in die Kurzbewerbung einbauen, geben den Juroren schon beim Lesen einen plastischen Eindruck des Projektes. In Maßen eingesetzt, können Abbildungen (z.B. Fotos, visualisierte Statistiken) die Bewerbung bereichern, denn das Illustrationsmaterial, das Sie der Bewerbung beifügen, können die Juroren erst am Tag der Jurysitzung vor Ort inspizieren. Allerdings sind Bilder und Grafiken keinesfalls Pflicht und sollten nur eingesetzt werden, sofern sie wirklich sinnvoll sind: Information statt Dekoration!

Kategorien

Die Kategorien der PR Report Awards würdigen das breite Spektrum, in dem professionelle Kommunikationsarbeit in Wirtschaft und Gesellschaft heute zum Einsatz kommt. Die Kategorien werden in jedem Jahr mit Augenmaß den Gegebenheiten im Markt und den neuen Trends in der PR-Wirtschaft angepasst. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Zahl der Kategorien dennoch begrenzt ist.

Was kann ich tun, wenn ich mich nicht für eine Kategorie entscheiden kann? Sie können ein und denselben Wettbewerbsbeitrag in bis zu drei verschiedenen Kategorien einreichen. Die Kategorien können Sie direkt beim Hochladen der Bewerbung auswählen. Wenn Sie Teile einer bereits eingereichten Kampagne/eines Projektes gesondert aufbereiten, um sie in einer weiteren Kategorie einzureichen, entspricht dies formal einer weiteren Ersteinreichung.

Ist es möglich, sich mit einer Kampagne zu bewerben, die ab Herbst 2010 läuft? Ja. Die Kampagne sollte ihren Höhepunkt aber noch in 2010 haben. Für Kampagnen, die sich über einen längeren Zeitraum von einigen Jahren erstrecken, ist die Kategorie "Langfristige PR-Strategie" am besten geeignet.

Kann man auch als Sponsor einreichen? Ja, jedoch nicht in der Kategorie, deren Sponsor man ist.

Jury

Die Jury beurteilt die Einreichungen auf Grundlage der schriftlichen Darstellung nach den in den Ausschreibungsunterlagen erläuterten Kriterien. Maximal fünf Beiträge jeder Kategorie kommen auf die jeweilige Shortlist und werden namentlich veröffentlicht. Aus den Finalisten ermittelt die Jury die Gewinner in geheimer Wahl. 

Nach welchen Kriterien urteilt die Jury über die Bewerbung? Die 25-köpfige Jury urteilt nach drei Gesichtspunkten: Ergebnis, Kreativität, Effizienz. Also: Wurde das definierte Ziel erreicht? Mit welchen (innovativen?) Methoden und Maßnahmen? Und wie ist das Verhältnis der eingesetzten Ressourcen zum Ergebnis? Nach erfolgter Diskussion in der Jury wird geheim gewählt. Dabei werden die drei Kriterien gleich stark gewichtet.

Wir haben uns schon einmal beworben, sind aber nicht auf die Shortlist gekommen. Ist das ein Nachteil? Nein. Die Jury wird in jedem Jahr neu zusammengestellt: Einige neue Juroren kommen hinzu, einige bisherige scheiden aus. Es wird also in jedem Jahr bei Null begonnen.

Gibt es wirklich keine Möglichkeit, vorab zu erfahren, ob man einen PR Report Award gewonnen hat? In keinem Fall. Es gibt lediglich eine öffentliche Shortlist. Nicht einmal die Juroren erfahren vor der Preisverleihung, welche Bewerbungen sie zu Siegern gekürt haben.

Gala

Die festliche Gala zur Verleihung der PR Report Awards findet in Berlin statt.

Bekommt man als Einreicher ein Kartenkontingent für die Gala? Nein. Die Teilnahmegebühr deckt die Bearbeitungskosten und das gesamte Juryverfahren ab.

Welche Vorteile habe ich als Professional-Mitglied (Abonnent) bzw. als Premium-Mitglied? Sie erhalten Preisnachlässe auf Erst- und Zweiteinreichungen sowie auf die Gala-Tickets. Näheres erfahren Sie hier.